Achats, ventes et tarifs
Les politiques tarifaires sont souvent complexes : prix par client, familles, quantités, promotions, conditions fournisseurs, franco, remises et marges cibles.
Le cahier des charges doit décrire les cas réels, par exemple la gestion d’un client grand compte avec prix nets, remises logistiques et articlés de substitution.
Stocks, dépôts et logistique
La disponibilité stock, les emplacements, les multi-dépôts, les inventaires, les reliquats et la préparation de commandes doivent être détaillés.
Si un WMS, des transporteurs ou des terminaux mobiles sont utilisés, les interfaces et les processus de contrôle doivent être explicites.
EDI et portail B2B
Les distributeurs travaillent souvent avec des flux EDI, catalogues, commandes clients automatisées, factures dématérialisées ou portails B2B.
Ces sujets doivent être intégrés tôt, car ils impactent l’architecture, le budget et le planning du projet ERP.
Maîtriser les marges dans un environnement tarifaire complexe
Le négoce combine souvent tarifs généraux, conditions par client, remises par famille, promotions, marchés, prix nets et accords arrière. Le cahier des charges doit préciser l’ordre d’application, les dates de validité, les droits de dérogation et la traçabilité des modifications. Sans cette hiérarchie, le futur ERP peut produire un prix juste techniquement mais incohérent commercialement.
La marge doit être analysable au moment de la vente et après comptabilisation des coûts réels. Il faut définir le coût utilisé, la prise en compte du transport, des remises fournisseurs, des frais d’approche et des avoirs. Les besoins de simulation et d’alerte sont particulièrement importants lorsque les prix d’achat évoluent rapidement.
Les commerciaux ont besoin d’une vision consolidée du client : encours, commandes ouvertes, reliquats, historique, conditions et rentabilité. Les règles d’accès doivent toutefois respecter l’organisation par agence, secteur ou portefeuille. Cette combinaison de visibilité et de contrôle mérite des scénarios détaillés.
Concevoir des flux logistiques adaptés aux dépôts
Les opérations varient selon les entreprises : réception sur rendez-vous, cross-docking, préparation par vague, enlèvement comptoir, livraison chantier, transferts inter-dépôts ou expédition directe fournisseur. Le futur ERP doit orchestrer ces flux sans multiplier les saisies et en conservant une disponibilité fiable.
Les unités de vente, d’achat et de stockage peuvent différer. Une référence est parfois achetée à la palette, stockée au carton et vendue à l’unité ou au mètre. Les conversions, conditionnements, arrondis et codes-barres doivent être cadrés pour éviter les écarts de stock et les erreurs de préparation.
La politique de réapprovisionnement dépend des délais fournisseurs, minimums de commande, saisonnalités, stocks de sécurité et engagements clients. Les acheteurs doivent pouvoir comprendre les propositions du système et les ajuster. Un calcul opaque, même sophistiqué, sera peu adopté par les équipes.
Piloter l’omnicanal et les échanges partenaires
Les commandes peuvent venir du comptoir, des commerciaux, d’un portail B2B, d’une place de marché ou d’un EDI. Le cahier des charges doit définir la source de vérité pour les articles, prix, clients, stocks et statuts. Les règles de synchronisation sont plus importantes que la simple existence d’un connecteur.
Les échanges EDI couvrent plusieurs documents : commandes, accusés, avis d’expédition, factures et parfois catalogues ou stocks. Chaque flux doit avoir un mécanisme de contrôle, de rejet et de reprise. Une supervision accessible aux équipes opérationnelles réduit la dépendance au service informatique.
Le reporting doit rapprocher chiffre d’affaires, marge, disponibilité, rotation, qualité de service et coût logistique. Les indicateurs gagnent à être analysables par agence, canal, client, fournisseur et famille de produits afin d’orienter les décisions commerciales et d’approvisionnement.
Faites contribuer les bons métiers sans perdre le pilotage du projet
Pour le sujet « ERP négoce et distribution : besoins clés à cadrer », la qualité du cahier des charges dépend autant des questions posées que des personnes qui y répondent. ProgiSpec permet de répartir les modules entre les responsables concernés, puis de consolider leurs contributions dans un document commun.
Une expertise métier mieux couverte
Commerce, achats, logistique, finance ou production répondent sur leurs propres processus. Les besoins concrets remontent avant la consultation des intégrateurs.
Des responsabilités explicites
Chaque module peut être confié à un interlocuteur identifié. Le pilote sait ce qui est terminé, ce qui attend une réponse et qui doit être relancé.
Des validations traçables
Les réponses sont relues et validées avant génération. Les arbitrages ne restent plus dispersés entre réunions, emails et fichiers Excel.
Comparez les solutions ERP avec une grille Excel prête à l’emploi
ProgiSpec ne génère pas seulement un cahier des charges PDF/Word. Il génère aussi une grille Excel de comparaison permettant d’évaluer les solutions ERP et les intégrateurs sur des critères objectifs, issus directement des besoins exprimés. Les critères sont pondérés selon leur importance, puis transformés en grille de notation avec calcul automatique du score.
- Critères automatiquement issus du cahier des charges
- Pondération selon l’importance des besoins
- Notation des ERP et intégrateurs
- Calcul automatique du score
- Aide à la décision pour le comité projet
- Fichier modifiable pour les consultations éditeurs/intégrateurs
| Module | Critère | Importance | Solution 1 | Solution 2 | Intégrateur 1 |
|---|---|---|---|---|---|
| Stocks | Gestion multi-dépôts | Critique x5 | 4,5 | 3,0 | 4,0 |
| Ventes | Cycle devis commande facture | Élevée x4 | 4,0 | 4,5 | 3,5 |
| Reporting | Tableaux de bord direction | Moyenne x3 | 3,5 | 5,0 | 4,0 |
| Score global automatique | 82% | 79% | 76% | ||
Besoins à documenter
- Règles de prix, remises et marges.
- Gestion des stocks, dépôts et emplacements.
- Reliquats, substitutions et disponibilités.
- EDI, e-commerce B2B et transporteurs.
- Reporting commercial, achats et logistique.
Erreurs à éviter
- Sous-estimer les exceptions tarifaires.
- Oublier les flux entre dépôts ou agences.
- Traiter l’EDI comme un sujet de fin de projet.
FAQ
Un ERP standard suffit-il pour le négoce ?
Souvent oui si les processus sont bien couverts, mais les tarifs, stocks et interfaces doivent être vérifiés en démonstration.
Faut-il intégrer le WMS au cahier des charges ?
Oui si la préparation, les emplacements ou les terminaux mobiles sont structurants.
Le portail B2B est-il un module ERP ?
Il peut être natif ou externe. Dans tous les cas, les flux articlés, tarifs, stocks et commandes doivent être cadrés.